Biurokracja, czyli jak pracodawca zakłada PPK krok po kroku

Napisane przez | Artykuły, PPK, Trendy

Wprowadzenie PPK wiąże się z dodatkowymi kosztami. Jednak nakłanianie pracowników do rezygnacji z programu grozi pracodawcy karą do 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń przedsiębiorstwa.

Najbardziej istotne kwestie we wdrożeniu PPK z punktu widzenia przedsiębiorcy to: wybranie instytucji finansowej do zarządzania PPK, zabudżetowanie dodatkowych kosztów, zapisanie pracowników do programu oraz dostosowanie systemów kadrowo-płacowych.

System kadrowo-płacowy

Od 1 lipca 2019 r. największe firmy zatrudniające co najmniej 250 osób będą musiały wdrożyć w swoich systemach pracownicze plany kapitałowe. Mniejsza firma może wcześniej przystąpić do PPK, jeżeli należy do grupy kapitałowej, w której największy podmiot spełnia wymagania kadrowe.

Firma musi spełniać szereg nowych obowiązków związanych z wprowadzenie PPK. Kluczowym elementem jest przygotowanie systemu kadrowo-płacowego. Warto sprawdzić, czy dostawca przewidział aktualizację programu, której celem jest wdrożenie obsługi PPK, ewentualnie zmienić dostawcę oprogramowania. Aplikacje kadrowo-płacowe powinny zostać rozszerzone m.in. o nowe składniki wynagrodzeń, raporty, właściwe naliczanie i odprowadzanie składek. Trzeba sprawdzić, czy firma posiada wszelkie niezbędne ustawowo dane osób zatrudnionych. Ustawa o PPK wymaga wskazania wśród danych identyfikujących uczestnika PPK także numeru telefonu komórkowego i adresu mailowego. Należy pamiętać, że osobami zatrudnionymi są wszystkie osoby podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, także pracujące na np. na 1/3 etatu.

Budżet wynagrodzeń

Wprowadzenie PPK wiąże się z dodatkowymi kosztami. Budżet wynagrodzeń należy zwiększyć o około 1,5 proc. Planowany budżet wynagrodzeń warto poprzedzić rozpoznaniem liczby osób chętnych do przystąpienia do PPK, co pozwoli firmie finansowo przygotować się na dodatkowe wydatki. Warto jednak pamiętać, że nakłanianie pracowników z rezygnacji z PPK grozi pracodawcy karą do wysokości 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń firmy w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego. Wskazane jest także zweryfikowanie dotychczasowych kosztów, jakie przedsiębiorca ponosi z długoterminowymi świadczeniami emerytalnymi oraz ubezpieczeniowymi. Może będzie trzeba przemodelować obecną strategię oferowanych zatrudnionym benefitów, np. w postaci grupowych form dodatkowego oszczędzania czy ubezpieczeń z elementem kapitałowym.

Instytucja finansowa

Odpowiedzialny za utworzenie w firmie PPK jest pracodawca. Nieważne, czy zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej, agencyjnej czy dana osoba będzie wykonywać pracę nakładczą, czy jest członkiem rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych. Do obowiązku pracodawcy należy wybranie instytucji finansowej, która zajmie się zarządzaniem pieniędzmi pracowników. Wybór instytucji powinien być dokonany wraz z przedstawicielami pracowników, a wszelki decyzje powinny być odpowiednio przeprowadzone. Trzeba to zrobić terminowo, bowiem za niezawarcie umowy o zarządzanie PPK z instytucją finansową w odpowiednim czasie przewidziane są kary (również w wysokości 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń).

Jeśli w danym terminie nie nastąpi podpisanie umowy, w ciągu 30 dni firma otrzyma wezwanie do zawarcia takiej umowy z wyznaczoną instytucją finansową, czyli w tym przypadku w PFR TFI. Z wybraną instytucją pracodawca powinien podpisać umowę o zarządzanie PPK, a następnie umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób, które zatrudnia, dokonując tym samym ich zapisania do PPK.

Obsługa programu

Obsługa PPK spoczywa na pracownikach działów personalnych i wiąże się z prawidłowym naliczaniem i odprowadzaniem wpłat do PPK oraz ścisłą współpracą z wybraną instytucją finansową. Obowiązkiem pracodawcy jest terminowe naliczanie i odprowadzanie do instytucji finansowej wpłat do PPK. Pierwsze wpłaty do wybranej przez pracodawcę instancji zostaną naliczone po podpisaniu umowy o prowadzenie PPK. Firmy zatrudniające co najmniej 250 osób powinny do 25 października podpisać umowę o zarządzanie PPK, a do 12 listopada umowę o prowadzenie PPK. Przekazanie wpłaty do wybranej instytucji finansowej następuje do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wpłaty te zostały obliczone i pobrane.

Comiesięczne kwoty wpłat za poszczególnych pracowników mogą się różnić, gdyż odprowadzana kwota stanowi określony procent wynagrodzenia. Pracownicy mogą samodzielnie zmieniać wysokość wpłat dodatkowych lub zrezygnować ze wszystkich wpłat w ramach PPK. To pracodawca zobowiązany jest do przekazania do instytucji finansowej decyzji zatrudnionych np. dotyczącej rezygnacji z PPK.

Do obowiązku pracodawcy należy także przypomnienie pracownikom, którzy zrezygnowali z oszczędzania w PPK, o ponownym obowiązku dokonywania wpłat co cztery lata (pierwszy termin ponownego automatycznego wznowienia wpłat do PPK przypada 1 kwietnia 2023 r.).

Podmiot zatrudniający może zmienić instytucję finansową, która zarządza PPK. Zmiana może nastąpić bez podawania przyczyny takiej decyzji. Spowoduje to konieczność podpisania nowej umowy o zarządzanie PPK i zapisania zatrudnionych do nowej instytucji.

Kogo program obejmuje, a kogo nie

Do osób zatrudnionych w rozumieniu ustawy o PPK wliczamy:

  • osoby zatrudnione na podstawie umów zlecenia podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tego tytułu,
  • osoby przebywające na urlopie macierzyńskim,
  • osoby przebywające na urlopie wychowawczym.

Do osób zatrudnionych w rozumieniu ustawy o PPK nie wliczamy:

  • osób zatrudnionych na podstawie umów o dzieło,
  • osób na urlopach bezpłatnych,
  • osób pobierających świadczenie rehabilitacyjne.

Last modified: 3 czerwca 2019

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *